校内各单位：
为积极响应上级要求，切实维护校园安全秩序，有效防范各类安全风险，经研究决定，自2025年5月20日开始，学校正式启用“访客预约管理系统”。届时，社会车辆及人员须通过该系统完成预约流程，取得进校授权后方可进出校园。现将具体事项通知如下：
一、访客预约管理系统概述
该系统旨在为校内教职工提供便捷服务，全体在职教职工均可具备被预约资格。凡涉及一般事务往来、物资保障供应等入校需求，均需通过本系统提交预约申请。预约信息提交后，由被预约部门/学院的审核人员进行信息核验，审核通过后，访客凭系统生成的通行二维码至校门岗完成验证，验证通过后方可入校。通过该系统，学校可实时掌握入校人员及车辆信息，实现校园安全精细化管理。
针对校外大型车辆(包括20座以上的大型客车、大型货车、施工车辆、载重车辆、危化品运输车辆等)，因施工作业、活动保障等事由需入校的，须提前3个工作日通过系统完成预约登记。校内相关部门/学院审核人员须严格履行审核职责，并将申请材料同步报备至后勤保卫处，经审批通过后方可准予入校。(请在附件中下载申请单)
二、访客预约管理系统操作规范
(一)校内教职工信息建档
1.信息收集：校内教职工基础信息(含姓名、所属部门、手机号)由后勤保卫处统一采集，并批量导入访客预约系统。
2.系统激活：教职工需关注“武工院后保”微信公众号，通过“预约进校”入口，使用登记的手机号登录。登录成功后，选择加入“武汉工程科技学院”单位账号，完成身份绑定。
(二)预约操作指南
1.校外人员预约申请
第一步：关注“武工院后保”微信公众号，进入“预约进校”模块。
第二步：点击首页“访客预约”按钮，逐步填写预约信息(带“*”为必填项)。需先选择被访单位，再通过被访人手机号码检索目标对象，完整填写各项信息后提交申请，等待审核。
2.校内审核流程
第一步：校外人员提交预约申请后，被访教职工及所在部门审核专员将通过“千舟云”微信公众号接收“预约审核通知”。
第二步：被访教职工需与部门审核专员协同完成信息核验，审核专员根据实际情况选择“同意”或“拒绝”访问。
第三步：审核结果将通过系统即时反馈至预约人。审核通过的，系统自动生成通行码二维码，访客凭码经门卫核验后入校。
3.门岗验证通行
门岗工作人员使用微信扫描工具读取访客通行码，核对预约信息与实际人员、车辆的一致性，确认无误后点击“确认放行”操作。
(三)异常情况处置
1.请全体教职工务必关注“千舟云”微信公众号，确保及时接收访客预约审核通知。
2.若遇登录后未显示单位加入选项，或其他操作问题，可联系后勤保卫处李老师(联系电话：18008655242)协助处理。
三、管理要求
1.主体责任原则：实行“谁邀约、谁负责”的管理责任制。被访教职工须对访客身份真实性、来访事由合理性及在校停留时间进行严格审核。若审核失职导致安全事故的，将依法追究相关人员责任。
2.通行秩序规范：访客步行入校园时，需主动出示通行码供门岗核验；驾车入校的，须从从东北门(阳光100小区方向)进入，校内行驶时速不得超过20公里/小时，按指定区域停放车辆，并按规定缴纳停车费用。
3.预约准入原则：坚决“非必要不进校”原则，未预约的校外人员及车辆一律不予放行。学生家长有入校需求的，需向所在学院或辅导员提出申请，经审批后方可办理预约。
4.违规行为管控：严禁外卖配送、出租车等营运车辆(含电动车)进入校园；严禁利用预约权限从事违法违规活动。违反规定的，一经查实，立即取消预约资格，并依法追究法律责任。
5.访客约束机制：被访教职工须提醒访客遵守校园安全管理规定。访客车辆若出现超速行驶、违规停放等行为，累计达3次的，系统将自动纳入黑名单，取消其1年内的入校资格。
请各单位高度重视此项工作，务必将本通知传达至全体教职工，确保访客预约管理工作平稳有序实施。
附件：大型车辆进校申请单
后勤保卫处
2025 年 5 月 20日
